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Executive Assistant (m/w/x)

Berlin, Deutschland

Aufgegeben am: 04.03.2019

BrightHouse GmbH

BrightHouse berät seit über zwei Jahrzehnten zu dem Thema Purpose. Als globale Kreativberatung und Unternehmen der Boston Consulting Group helfen wir Unternehmen, ihren zeitlosen Purpose zu erkennen – für positive Auswir­kungen auf ihre Mitarbeiter, ihren Erfolg und (ihren) sozialen Geltungs­bereich. Wir kombinieren Recherche und Erkennt­nisse mit über­zeugendem und kreativem Story­telling, welches die Entscheidungs­findung unserer Kunden leitet und deren Mitarbeiter motiviert.

Jobbeschreibung

VERANTWORTUNGEN


Für unser neues Berliner Büro suchen wir einen EXECUTIVE ASSISTANT (m/w/x) , die unsere Geschäfts­führung unterstützt und weitere administrative Aufgaben übernimmt:

  • Kalenderverwaltung: Aktive Verwaltung von Kalender­angelegen­heiten für die zugewiesenen Geschäfts­führer mit einem umfassenden Verständnis von geschäft­lichen Prioritäten, um die verfügbare Zeit am effizien­testen nutzen zu können und Alter­nativen oder Kompromisse anbieten zu können
  • Planung und Termi­nierung von Meetings: Mit minimalen Anweisungen, proaktiv in CC gesetzte E-Mails nach­bereiten und die am besten geeigneten nächsten Schritte zur Planung von Meetings (persönlich oder via WebEx) mit verschiedenen Teilnehmen bestimmen
  • Reisemanagement: Reise­vorbereitungen für Geschäfts­reisen antizipieren und koordinieren, einschließlich Weg­beschrei­bungen, Pendelzeit, Bodentransport, Reisepass, Visa-Prozesse, Ausgaben­management etc.
  • Weitere kurz­fristige Aktivitäten: Unter­stützung bei der grund­legenden Dokument­formatie­rungen (MS Word, Excel, PowerPoint), Meeting-Planung und Ablage­arbeiten

Unterstützung bei Business Services


Als Teil des Berliner-Business-Services-Teams stellst Du mit sicher, dass der Tagesbetrieb, die Verwaltung und die Veranstal­tungen unseres Büros effizient durch­geführt werden und reibungslos ablaufen.

  • Zuständig für all­tägliche betriebliche Fragen (z. B. Aussehen des Büros, der Konferenz­räume, der Gemein­schafts­räume und der Arbeitsplätze)
  • Identi­fizierung, Entwicklung und Umsetzung von Initiativen zur Verbesse­rung des Gemein­schafts­gefühls aller Mitarbeiter
    • Verwaltung der Mitarbeiter- und Besucher­erfahrung
    • Verwaltung von Post­sendungen und anderen Zustellungen
  • Exzellenter kundenorientierter Service
  • Ggf. Unterstützung bei Personal- und Recruitingaufgaben

VORAUSSETZUNGEN

  • Universitätsabschluss oder gleichwertige Ausbildung
  • Mindestens fünf Jahre Erfahrung in einem Dienst­leistungs­unter­nehmen oder multi­natio­nalem Unternehmen
  • Hervorragende mündliche und schriftliche Kommu­nikations­fähigkeiten in Deutsch und Englisch
  • Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)

SCHLÜSSELKOMPETENZEN

  • Hohe soziale Kompetenz und die Fähigkeit, effektiv mit allen Mitarbeite­rebenen zu arbeiten
  • Ausge­zeichnete organisa­torische Fähigkeiten, gut im Priori­täten­setzen, Aufmerksamkeit für Details und Beharr­lichkeit bei der Nachbereitung
  • Starkes und positives persön­liches sowie profes­sionelles Image mit exzellenten Standards für profes­sionelles Verhalten und Ethik
  • Teamplayer (m/w/x) mit starker Motivation und einer wachen, einfalls­reichen und freundlichen Art
  • Service­orientiert, flexibel und fähig, unter Druck arbeiten zu können
  • Verantwortungsvoll
  • Zuverlässig und pünktlich
  • Fähigkeit, die Bedürf­nisse anderer zu erkennen und Service­orientierung zu zeigen (Proaktivität)
  • Ein prägnanter und effek­tiver Stil in mündlicher und schrift­licher Kommunikation
  • Effektives Zeitmanagement
  • Fähigkeit, in einer komplexen Organisation zu arbeiten

Was wir bieten

  • Kontakt zu einigen der einfluss­reichsten Unternehmen der Welt
  • Teams von inspi­rierenden und klugen Menschen, die gemeinsam an Projekten arbeiten, welche über die ganze Welt verteilt sind und viele Branchen abdecken
  • Eine Kultur der Exzellenz und des Respekts, die uns zu einem der Top 100 Arbeitsgeber gemacht hat
  • Flexible Arbeitsweisen, beispielsweise ein Home-Office-Tag in der Woche
  • Einzigartige und werte­orientierte Unternehmens­kultur
  • Lockeres Arbeitsumfeld
  • Eine Vielzahl von Snacks und Getränken
  • Regelmäßige Trainingseinheiten und soziale Events

Wie bewirbt man sich

Bewerbung

  • Lebenslauf
  • Etwas über Deine Motivation

Bitte sende Deine Bewerbungsunterlagen an folgende E-Mail-Adresse:  berlin.recruiting@thinkbrighthouse.com

Um mehr über BrightHouse zu erfahren, besuche bitte unsere Website:www.thinkbrighthouse.com

Wenn Sie sich für diese Stelle bewerben, geben Sie bitte auch 'creativeset' auf Ihrer Bewerbung an.